【クリニック院長向け】なぜ今、クリニックには経費精算システム導入が必要なのか｜経費精算システム10選を紹介

クリニックでは医療機器や備品の購入、学会出張など、日々さまざまな経費処理が発生します。従来の手作業では入力ミスや承認遅延が起きやすく、経営効率を下げる要因にもなりかねません。近年は電子帳簿保存法への対応も求められ、経費精算システムの導入は急務です。本記事では、経費精算システムの導入の必要性や選び方、クリニックにおすすめの10社を紹介します。

クリニックに経費精算システムが必要な理由

クリニックでは医薬品や医療機器、備品の購入、出張旅費、研修費など多様な経費が発生します。これらを紙の領収書やエクセルで処理している場合、集計や確認に時間がかかり、人的ミスの原因にもなりえます。経費精算システムを導入すれば、こうした作業をデータ化、自動化でき、経理処理の精度とスピードが向上します。さらに電子帳簿保存法への対応や、医療法人全体でのガバナンス強化にもつながります。本章では、クリニックでシステム導入が求められる主な理由を3つの観点から解説します。

医療現場特有の経費処理の複雑さ

医療機関では、診療科目や保険、自費診療の区分によって経費の性質が異なります。例えば消耗品や検査機器の購入費、院外活動費など、項目ごとに会計処理を分ける必要があります。さらにグループ医院や分院がある場合は経費の集約が難しく、経理担当者の負担が増大します。経費精算システムを導入すれば、経費区分の自動仕訳や勘定科目の統一が可能となり、煩雑な処理を効率化できます。

手作業による入力ミスや申請遅延のリスク

領収書を手入力で管理していると、金額の打ち間違いや経路の記載漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。また、申請や承認を紙やメールで行う場合、院長や承認者の確認が遅れ、支払いが滞るケースも少なくありません。クラウド型の経費精算システムであれば、スマートフォン撮影による自動読み取りやワークフロー機能で入力、承認をスムーズに行え、全体の業務効率が向上します。

院長・スタッフ双方の時間的負担

経費精算は診療以外の業務であるにも関わらず、多くのクリニックでスタッフが残業対応を余儀なくされています。院長自身が承認や確認に時間を割くケースも多く、経営判断の遅れにつながることもあります。経費精算システムを導入すれば、データが自動集計され、いつでも確認、承認が可能になります。これにより、スタッフの負担軽減とともに、院長が本来の医療業務に集中できる環境が整います。

経費精算システムの基本機能と仕組み

経費精算システムは、日々発生する経費の申請、承認、会計処理を一元管理できるツールです。従来の紙やエクセルを用いた経費処理をデジタル化して、手入力や確認作業の手間を削減し、経理業務全体の効率化を実現します。特に近年はクラウド型のシステムが主流となっており、スマートフォンやタブレットからでも申請、承認が可能です。本章では、クリニックで導入する際に押さえておきたい代表的な機能を3つの観点から解説します。

領収書のデータ化・自動仕訳

経費精算システムでは、領収書をスマートフォンで撮影するだけで自動的にデータ化されます。OCR（文字認識）機能により、金額、日付、支払先などが自動で読み取られ、経理担当者の手入力を大幅に削減できます。さらに、あらかじめ設定した勘定科目や経費区分に基づき自動仕訳されるため、経費処理の正確性とスピードが向上します。入力ミスや記載漏れを防ぎ、電子帳簿保存法にもスムーズに対応できます。

承認フローの効率化

クリニックでは、院長や事務長の承認を経て支払いが確定するケースが多く、従来は紙ベースの申請書を回覧するなど時間がかかることが課題でした。経費精算システムには、承認フローをオンライン上で完結できるワークフロー機能が搭載されています。申請内容の確認や差し戻しもリアルタイムで行えるため、承認のスピードが向上します。院長が外出先でもスマートフォンで承認できるなど、テレワーク環境にも適しています。

会計ソフトとの連携

経費精算システムの多くは、マネーフォワードやfreeeなどの会計ソフトとAPI連携が可能です。承認済みの経費データが自動で会計システムへ反映されるため、二重入力の手間がなくなり、月次決算までの流れがスムーズになります。経理担当者の負担を軽減するだけでなく、経営状況をリアルタイムで把握できるようになり、クリニック全体のガバナンス強化にもつながります。

経費精算システムの導入前に押さえておきたい注意点

経費精算システムは便利なツールですが、導入時の検討を怠ると、思わぬコストや運用トラブルにつながります。特に医療法人やクリニックでは、経理の仕組みや費用の扱いが一般企業と異なるため、自院の業務体制に合ったシステム選定が欠かせません。本章では、導入前に確認しておきたい3つの重要なポイントを紹介します。

医療法人・クリニック特有の経費区分への対応

医療機関では、診療に関わる経費と経営管理上の経費を明確にわける必要があります。例えば、医薬品や医療機器の購入費、学会参加費、福利厚生費など、項目ごとに勘定科目や税区分が異なります。経費精算システムを導入する際は、こうした医療業界特有の経費区分に柔軟に対応できるかを確認しましょう。カスタマイズ性の高いシステムであれば、複数の診療科や分院を抱える法人でもスムーズな管理が可能です。

操作性とスタッフ教育のしやすさ

経費精算システムは日常的に利用するツールであるため、直感的に操作できるかどうかが重要です。特に医療事務スタッフは経理専門職ではないケースも多く、画面構成が複雑だと入力ミスや申請漏れが起きやすくなります。操作画面がシンプルで、スマートフォンアプリやクラウド上から簡単に申請・承認が行えるタイプを選ぶとよいでしょう。また、導入時にオンライン研修やマニュアルが用意されているかも確認しておくとスムーズです。

導入コストと運用コストのバランス

経費精算システムの導入には、初期費用と月額費用の両方が発生します。初期導入時の設定、教育コストだけでなく、運用後のサポート体制や機能追加にかかる費用も考慮する必要があります。安価なプランを選んでも、必要な機能が不足して業務効率が下がれば本末転倒です。自院の職員数や処理件数、経理フローに合わせて、コストパフォーマンスの高いプランの選定が成功の鍵です。

経費精算システム

本章では、クリニックや医療法人で導入実績のある代表的な経費精算システムを10社紹介します。どのようなサービスが自院に適しているか、特徴や機能、料金体系、導入規模などを比較検討し、導入目的や運用体制を踏まえて、使いやすく効果的なシステムを選んでみてください。

マネーフォワード クラウド経費｜株式会社マネーフォワード

株式会社マネーフォワードは、個人向けの家計簿サービスで培った金融データ連携やUI/UXのノウハウを活かし、法人向けのクラウド型バックオフィスSaaSも展開しています。本製品の特徴は、スマートフォンアプリでの領収書撮影、ICカード読取による申請の効率化や、同社のクラウド会計、給与サービスとのシームレスさなどです。導入により、経費精算業務の手入力を削減し、申請から承認、仕訳、振込までの一元管理により、経理担当者の負担軽減とペーパーレス化が可能です。同社のサービス全体を利用する、または経費精算から会計処理までの一連の業務効率化を求めるクリニックに向いています。

楽楽精算｜株式会社ラクス

株式会社ラクスは、バックオフィス業務の効率化に強みを持つSaaS企業です。本製品の特徴は、申請項目や承認フローなどのカスタマイズ性の高さにあり、複雑な社内規定や既存のワークフローに合わせた柔軟な運用が可能です。導入によるメリットは、交通費や経費の申請から承認、自動仕訳、振込データ作成までをワンストップで効率化できる点です。サポート体制は、専任のサポートスタッフによる電話、メールでの対応や、充実したサポートサイトがあります。既存の複雑な申請、承認ルールを変えずに、システム導入による業務改善を目指したいクリニックに向いています。

MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算｜パナソニック ネットソリューションズ株式会社

パナソニックネットソリューションズ株式会社は、ITソリューションを提供する企業で、長年の実績とノウハウに基づいたシステム開発に強みがあります。本製品の特徴は、既存の会計システムに合わせた仕訳フォーマットを柔軟に設定できるなど、ほかのシステムとの連携が容易な点です。経費精算だけでなく、請求書支払い処理や振替伝票による仕訳修正まで幅広く対応しており、経理部門全体の業務効率化に貢献します。既存の複雑な経理ルールや、特定の会計ソフトとの円滑なデータ連携を重視する中堅、大規模のクリニックに向いています。

ジョブカン経費精算｜株式会社DONUTS

株式会社DONUTSが提供するジョブカンシリーズは、企業のバックオフィス業務を幅広く支援しています。本製品の特徴は、抑えた価格設定と、シンプルな画面デザインで操作しやすい点です。交通系ICカードの読み取りや経路検索による交通費の自動算出、仕訳、振込データの自動作成などにより、経費精算と経理業務にかかる工数やミスを削減できます。コストパフォーマンスを重視しつつ、初めて経費精算システムを導入するクリニックや、ジョブカンシリーズ（勤怠管理、ワークフローなど）をすでに利用しているクリニックに向いています。

rakumo ケイヒ｜rakumo株式会社

rakumo株式会社が提供する、rakumo ケイヒは、Google Workspaceとの連携に特化したクラウド型経費精算システムです。本製品の特徴は、Google Workspaceとのシームレスな連携にあり、Googleアカウントでのログインや、Googleカレンダーの予定に基づく交通費の自動計算が可能です。交通費精算時にナビゲーションサービスNAVITIMEと連携して運賃や定期区間を自動で控除するため、申請者と経理担当者双方の入力ミスと手間を削減します。すでにGoogle Workspaceを導入、利用しているクリニックや、シンプルで直感的な操作性を重視し、低コストで経費精算を効率化したいクリニックに向いています。

HRMOS（ハーモス）経費｜株式会社ビズリーチ

株式会社ビズリーチは、HR tech領域のサービス提供に強みを持つ企業であり、HRMOS経費は20年以上の実績を持つ経費精算システムです。本製品の特徴は、直感的でシンプルな操作性と、経理業務に精通した充実のサポート体制です。交通費の自動計算や、AI-OCRによる領収書の自動読取、クレジットカード、Amazonビジネス連携など、申請者の入力の手間を削減する機能が標準で豊富に搭載されています。仕訳出力項目も柔軟に設定可能で、会計ソフトへのデータ連携もスムーズに行えるため、経費精算のペーパーレス化と経理部門の業務効率化を進めたいクリニックに向いています。

Concur Expense 経費精算システム｜株式会社コンカー

株式会社コンカー（SAP Concurの日本法人）は、出張や経費精算、請求書管理のクラウドソリューションを提供するグローバル企業です。本製品は、多言語、多通貨に対応したグローバルスタンダードであり、さまざまな決済手段（ICカード、法人カード、スマートフォン決済など50種類以上）と連携可能な点です。AI-OCRによる領収書の自動読取機能や、規定違反の自動チェック機能により、経費精算業務の自動化とガバナンスの強化に貢献します。複雑な経費ルールと厳格な内部統制を重視する中堅、大規模のクリニックに向いています。

TeamSpirit 経費｜株式会社チームスピリット

株式会社チームスピリットは、勤怠管理や工数管理、経費精算などを統合したクラウドサービスTeamSpiritシリーズを提供しています。本製品の特徴は、経費精算の機能に加え、勤怠管理や工数管理、電子稟議などのバックオフィス業務を一つのシステムで一元管理できる点です。交通系ICカードの読み取り、経路検索による自動計算、領収書OCR読み取り機能に加え、申請種別ごとの柔軟なカスタマイズや不正入力のエラー設定が可能です。複数のバックオフィス業務を一元化して効率を高めたいクリニックや、プロジェクトごとの原価管理を重視し、経費支出の適正化を図りたいクリニックに向いています。

MOT経費精算｜株式会社バルテック

株式会社バルテックが提供するMOT経費精算は、低水準のコスト（1IDあたり月額199円〜）と、早ければ1日でのスピード導入が特徴のクラウド型経費精算システムです。本製品は、交通系ICカードの読み取り、駅すぱあと連携による経路、運賃の自動計算、定期区間の自動控除などの基本的な経費精算機能に加え、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しています。特に、インボイス制度では、事業者番号を自動で照合する機能を搭載し、法令改正への対応と経理担当者の確認業務を効率化します。紙の経費精算をなくし、低価格で高機能なシステムを迅速に導入したい小規模、中規模のクリニックに向いています。

J’sNAVI NEO｜株式会社ビジネストラスト

J’sNAVI NEOは、JTBグループが開発した、経費精算システムと出張手配システムが一体化した製品です。出張に関する業務を一元管理し、出張者の立替や経理の突合作業を不要にできる点が特徴です。新幹線や航空機、ホテルのオンライン手配と精算がワンストップで完了し、手配データは精算書に自動で取り込まれます。交通系ICカードやコーポレートカードとの連携、領収書のスキャンによる電子帳簿保存法への対応など、日常経費の精算機能も充実しています。出張が多いクリニックや、旅費精算の効率化と経費のガバナンス強化を同時に図りたいクリニックに適したシステムです。

経費精算システム導入で得られるメリット

経費精算システムの導入は、単なる経理効率化にとどまらず、クリニック全体の経営基盤を強化する効果があります。入力や集計などの単純作業の自動化により、スタッフの業務負担を軽減し、限られた人員でもスムーズな会計処理を実現します。また、申請から承認、会計処理までの流れを可視化できるため、不正防止や情報共有の面でも大きなメリットがあります。ここでは、導入によって得られる3つの主な効果を見ていきましょう。

経理・事務作業の効率化

領収書のスキャンやスマートフォン撮影による自動読み取り機能、クラウド上でのデータ共有により、これまで手作業で行っていた入力、確認業務が削減できます。例えば、交通費や出張費の精算もシステム上で完結するため、集計や承認のスピードが向上します。これにより、事務スタッフはより付加価値の高い業務に時間を充てることが可能になります。

ガバナンス強化と不正防止

経費精算システムは、申請や承認の履歴を自動で保存し、承認ルートを明確化します。誰がいつ承認したのかを追跡でき、架空経費や重複申請などの不正を防止できます。また、承認フローの一元管理によって、院長や経営層がリアルタイムに経費の動きを把握できるため、医療法人としてのコンプライアンス強化にも寄与します。

経営判断に活かせるデータ活用

クラウド型の経費精算システムでは、経費データが自動的に蓄積され、グラフやレポート形式で可視化できます。診療科目別や月次の経費推移を容易に分析でき、経営判断のスピードと精度が高まります。データに基づくコスト削減施策や予算管理が可能となり、クリニック経営の健全化と持続的な成長を支える仕組みが整います。

まとめ

経費精算システムは、経理効率化だけでなく、ガバナンス強化や経営判断の質向上に貢献します。手作業の負担を減らし、院長やスタッフが本来の医療業務に集中できる環境を整えられます。紹介した10社を比較検討し、導入コストや機能、サポート体制を確認して、自院に適したシステムを選びましょう。医療DXの推進により、経営の透明性と生産性向上を実現してください。