【知らないと損】医療機関で役立つ人事労務システムの活用ポイント｜人事労務システム10選を紹介

人事労務システムは、勤怠管理や給与計算、社会保険手続きなどの煩雑な業務を自動化し、担当者の負担を大幅に軽減できるシステムです。特に医療機関では、夜勤や当直など多様な勤務形態に対応できる柔軟性が欠かせません。効率化によって事務作業のミスを防ぐだけでなく、スタッフの働きやすさや定着率の向上にも寄与します。本記事では、人事労務システムの導入がもたらすメリットや注意点を解説し、クリニックや病院におすすめの10製品を厳選して紹介します。

人事労務システムの必要性

人事労務システムを導入すると勤怠管理や給与計算、社会保険の手続きなど、日々の事務作業が一元化できます。医療機関では、スタッフの勤務形態が多様で、夜勤や当直、非常勤などの勤務時間の正確な管理が求められます。こうした複雑な業務を効率化するうえで、人事労務システムの導入は欠かせません。本章では、医療現場で人事労務システムが必要とされる理由を3つの視点から解説します。

複雑化するシフト管理と労働時間の把握

医療機関では、診療科や職種によって勤務時間が異なり、夜勤や休日出勤も発生します。手作業での管理では、労働時間の集計やシフト調整にミスが生じやすく、担当者の負担が大きくなります。人事労務システムを活用すれば、シフト作成や勤怠データの集計が自動化でき、勤務時間の把握や残業時間の管理を正確に行えます。労働基準法や36協定の遵守にもつながり、適正な労務管理が可能になります。

勤怠・給与・社会保険の一元管理の必要性

勤怠情報をもとに給与計算や社会保険手続きを行う場合、別システム間での転記や確認作業が発生し、ミスや手間が増える要因となります。人事労務システムでは、勤怠や給与、社会保険データを一元的に管理し、データ連携を自動化できるため、作業効率が飛躍的に向上します。マイナンバーや電子申請にも対応しているシステムを導入すれば、法改正にも柔軟に対応でき、運用の安定化が図れます。

人材定着と職場環境改善への貢献

人事労務システムは、スタッフの勤務状況や残業実績を可視化し、過重労働を防止して、働きやすい環境づくりに貢献します。適正な勤務体制を整えることでスタッフの満足度が高まり、離職防止にもつながります。また、蓄積したデータを分析すれば、採用計画や人員配置の適正化にも役立ちます。業務効率化だけでなく、医療機関の持続的な経営基盤を支える重要なツールです。

人事労務システムの主な機能と特徴

人事労務システムは、勤怠や給与、社会保険などの情報を一元的に管理し、日々の事務作業を効率化するためのツールです。医療機関では、スタッフの勤務形態が多様であるため、これらの業務を正確かつスピーディーに処理できるシステムの導入が重要です。本章では、医療現場で特に役立つ主な機能と特徴を3つの観点から紹介します。

勤怠管理とシフト作成の効率化

医療機関では、夜勤や当直などの不規則勤務が多く、シフト作成には細かな調整が必要です。人事労務システムでは、出退勤データを自動で収集し、シフト状況をリアルタイムで可視化できます。勤務実績に基づいたシフト調整や、休日、残業時間の自動集計にも対応しており、担当者の手作業による入力や集計の手間を削減します。これにより、業務の属人化を防ぎ、労働時間の適正管理を実現します。

給与計算・社会保険手続きの自動化

給与計算や社会保険の手続きは、誤りが許されない業務であり、担当者にとって大きな負担となります。人事労務システムを導入すれば、勤怠データとの連携により、給与や控除額を自動計算できるほか、源泉徴収票や年末調整関連の書類作成もスムーズに行えます。社会保険や雇用保険の電子申請にも対応しており、行政手続きにかかる時間とコストを削減できます。

スタッフ情報の一元管理とデータ活用

人事労務システムでは、スタッフの基本情報や雇用契約、資格、勤怠履歴などをクラウド上で一元管理できます。情報の蓄積、分析により、スタッフの勤務傾向や離職リスクの把握、配置転換の検討など、人材マネジメントへの活用も可能です。また、データをもとにした適正な人事評価や教育計画の策定にも役立ちます。システムの活用により、事務作業の効率化とともに、組織全体の生産性向上を実現できます。

人事労務システム導入時に注意すべきポイント

人事労務システムは業務効率化に大きく貢献しますが、医療業界ならではの勤務形態や法制度への対応など、導入前に確認すべき点も少なくありません。システム選定を誤ると、かえって運用が複雑化したり、現場に定着しなかったりするケースもあります。本章では、医療機関が人事労務システムを導入する際に押さえておくべき3つのポイントを解説します。

医療業界特有の勤務形態（夜勤・当直）への対応

医療機関では、日勤や夜勤、当直、オンコールなど、多様な勤務形態が存在します。一般企業向けのシステムでは、こうした複雑な勤務スケジュールに十分対応できない場合があります。導入を検討する際は、夜勤手当や宿直手当など医療業界特有の給与体系を正確に反映できるか、勤務パターンを柔軟に設定できるかを確認しましょう。自院の勤務ルールに合ったシステムを選ぶことで、運用後のトラブルを防げます。

法改正へのアップデート体制

労働基準法や社会保険制度など、人事労務に関わる法令は頻繁に改正されます。これに迅速に対応できないシステムでは、給与計算や申請業務に不備が生じる恐れがあります。法改正時に自動でアップデートされる仕組みを備えているか、またはサポート側で更新情報を反映してくれる体制があるかを事前に確認しましょう。常に新しい制度に準拠した運用を維持できれば、長期的な安定運用につながります。

サポート体制と使いやすさ

人事労務システムは、導入前後のサポート体制が重要です。初期設定やデータ移行、トラブル発生時の対応がスムーズであれば、現場スタッフも不安なく利用できます。また、日常的に操作する事務担当者の使いやすさも導入成功の鍵です。画面のわかりやすさや操作の直感性、マニュアルやチャットサポートの有無などを確認し、現場で負担なく運用できるかどうかを見極めましょう。

人事労務システム

本章では、医療機関での導入実績があり、勤怠管理から給与計算、社会保険手続きまでを一元化できる人事労務システムを紹介します。各システムの特徴や強み、サポート体制、医療業界特有の勤務形態への対応状況を整理し、自院の規模や運用体制に合ったサービスを比較検討できるようまとめています。

SmartHR｜株式会社SmartHR

SmartHRは、労務手続きのペーパーレス化と従業員データの一元管理に強みを持つクラウドシステムです。入社手続きや年末調整を従業員がスマートフォンやPCから簡単に行えるため、人事、労務担当者の業務工数を削減し、記入ミスを防ぎます。社会保険や雇用保険の手続きの電子申請に対応しており、行政機関への提出作業を効率化できます。医療業界では、多職種、多拠点での情報伝達がスムーズになる点や、人事評価、資格管理などの人材マネジメントにデータを活用できる点がメリットです。複数の拠点を展開している医療法人や、人事制度を整備したい病院に適しています。

ジョブカン労務管理｜株式会社DONUTS

ジョブカン労務管理は、労務管理や勤怠管理、給与計算など複数のバックオフィス機能を連携できる点が強みです。従業員情報の一元管理により、社会保険や労働保険の手続き、年末調整を自動化し、紙や手作業による負担を軽減します。医療業界特有の日勤、夜勤、宿直など複雑なシフトパターンには、ジョブカン勤怠管理との連携で対応可能です。さらに、産業医紹介やオンライン医療相談などの健康管理サポートも提供しています。中小規模の病院やクリニックが、コストを抑えつつバックオフィス業務全体の効率化を目指す場合に適しています。

オフィスステーション｜株式会社エフアンドエム

株式会社エフアンドエムは、中小企業のバックオフィス業務（人事、財務、労務）のコンサルティングに特化した企業です。オフィスステーションは、労務手続きに必要な100種類以上の帳票に対応し、e-Gov電子申請APIに完全対応している点が強みです。社会保険や労働保険などの行政手続きをクラウド上で完結でき、転記ミスや記入漏れなどの人的エラーを削減します。サポートデスクには社会保険労務士の実務経験者が在籍しており、制度改正や運用上の疑問にも専門的な視点からしっかりと対応してくれます。入退職や産休、育休などの届出業務が多く、行政提出の効率化を図りたい中〜大規模の病院、クリニックに適したシステムです。

総務人事奉行クラウド｜株式会社オービックビジネスコンサルタント（OBC）

株式会社オービックビジネスコンサルタントは会計、給与システムの奉行シリーズを長年提供している企業です。同社が提供する総務人事奉行クラウドは、人事情報の一元管理と定型業務の自動化に強みがあります。労働者名簿や在職証明書などの帳票を自動作成し、総務、人事の工数を削減できます。システムには病院テンプレートや医療法人会計基準に対応する機能があるため、大規模な医療法人での導入も可能です。無償の専門家ライセンスにより、顧問社労士と情報を共有でき、法令遵守を適切に行えます。既存の奉行システムを利用しており、強固な連携と高いセキュリティレベルを求める病院に適しています。

マネーフォワード クラウド社会保険｜株式会社マネーフォワード

株式会社マネーフォワードは、クラウド会計や給与計算など、バックオフィス業務の効率化を支援するサービス群を提供しています。本システムは、社会保険の手続きに必要な書類作成や電子申請に特化しており、料率や申請様式の変更にも自動アップデートで対応します。給与計算システムとの連携により、夜勤や休日出勤が多い医療業界の複雑な勤怠集計データに基づき、手続きを効率的に行えます。公文書の受領、確認までクラウドで一元管理でき、進捗の確認も容易です。マネーフォワード クラウドのほかのサービス（給与、会計など）をすでに利用しており、バックオフィス全体を統合したいクリニックに適しています。

ジンジャー人事労務 / jinjer労務｜jinjer株式会社

jinjer株式会社は、勤怠や給与、人事評価など人事領域の幅広いサービスを同一データベースで提供する点に強みがあります。ジンジャー人事労務は、入社手続きや年末調整のペーパーレス化を実現し、工数とコストを削減します。人事情報を企業独自の項目で柔軟にカスタマイズでき、資格や異動履歴を時系列で管理できます。医療業界では、多様な職種を抱える大規模法人の導入実績があり、人事データ、業務フローの一元管理による管理負荷の軽減に貢献しています。サービス全体でサポート窓口が統一されているため、導入後の疑問もスムーズに解決できます。複数システムに散在した人事情報を集約し、データ活用を進めたい医療機関に適しています。

キングオブタイム｜株式会社ヒューマンテクノロジーズ

株式会社ヒューマンテクノロジーズは、クラウド勤怠管理システム市場で豊富なシェアを誇る企業です。キングオブタイムは、ICカードや生体認証、LINEなど多様な打刻方法と、日本の複雑な労働法規に対応する機能の柔軟性が強みです。夜勤や宿直、変形労働時間制などの医療業界特有の複雑な勤務形態やシフトを詳細に設定できます。さらに、労働基準法の改正に迅速に対応し、コンプライアンス維持を可能にします。給与計算や人事労務システムとも連携し、不正打刻の防止と正確な労働時間管理を徹底したい、大規模な病院、クリニックに適しています。

CLOUZA｜アマノビジネスソリューションズ株式会社

CLOUZAは、勤怠管理システムやタイムレコーダーの国内大手であるアマノ株式会社のグループ会社が提供しています。シンプルで使いやすい操作性と勤怠管理に必要な機能に絞った設計が特徴です。月額料金は打刻人数に応じた従量課金制で、初期費用、基本料金が無料のため、少人数のクリニックでも導入しやすい点が強みです。PCやタブレット、スマートフォンなど多様なデバイスをタイムレコーダーとして活用でき、位置情報取得機能により不正打刻の防止も可能です。複雑な変則シフトが少なく、コストを抑えつつ正確な勤怠集計を行いたい小規模なクリニックに適しています。

freee人事労務｜フリー株式会社

フリー株式会社は、クラウド会計ソフトのパイオニアとして、中小企業のバックオフィス業務の効率化を牽引してきた企業です。freee人事労務は、勤怠から給与計算、社会保険手続きまでを一気通貫で自動連携できる点が強みです。夜勤や変形労働時間制などの医療業界特有の複雑な勤務形態に対応する時間帯タグ機能を有し、給与計算のミスを防止します。医療福祉業界に特化した導入支援パッケージを用意しており、専門知識豊富な担当者による訪問サポート（有償）も可能です。freee会計など既存のfreeeサービスを利用しており、バックオフィス業務全体を統合し効率化したい病院、クリニックに適しています。

社労夢Company Edition｜株式会社エムケイシステム

株式会社エムケイシステムは、全国2,400以上の社会保険労務士事務所で利用されている専門システム、社労夢を開発した企業です。社労夢Company Editionは、この社労士向けのノウハウと機能を一般企業向けに展開したシステムであり、社会保険、労働保険の電子申請の内製化に強みがあります。雇用保険や社会保険の手続きを電子申請で完結でき、従業員単位の進捗管理が可能です。給与システムなど既存の外部システムからのデータ取り込みにも柔軟に対応します。法令改正に自動対応するため、強固なコンプライアンス体制と労務手続きの内製化を追求する中〜大規模病院に適しています。

人事労務システム導入のメリット

人事労務システムの導入により、医療機関は事務負担の軽減だけでなく、スタッフの定着率向上や経営判断の精度向上などの多面的な効果を得られます。単なる効率化ツールではなく、組織運営の質を高める戦略的な基盤としても機能する点が特徴です。本章では、導入によって得られる主な3つのメリットを解説します。

事務作業の負担軽減とミス削減

勤怠集計や給与計算、社会保険の申請などの事務作業を自動化できることで、担当者の作業時間を大幅に削減できます。データ入力や転記の手間が減ることで、人的ミスの発生を防ぎ、正確な処理が可能となります。特に複数の勤務形態を抱える医療機関では、勤怠や手当計算の誤りが減り、スムーズに運用できる環境が整います。結果として、事務部門の業務効率が向上し、スタッフが本来の業務に集中できる体制を構築できます。

スタッフの満足度向上と離職防止

人事労務システムの活用により、勤務実績や残業時間、有給休暇の取得状況などをスタッフ自身が確認できるようになり、労働環境の透明性が高まります。適正な労務管理と公正な評価制度の運用は、スタッフの信頼感を醸成し、働きやすい職場づくりにつながります。勤務負担の偏りを防げることで、過労や不満を原因とする離職リスクも低減します。

経営データを活用した戦略的人材管理

人事労務システムに蓄積された勤怠や評価、離職などのデータを分析すれば、人材配置の適正化や採用計画の改善に活かすことができます。また、人材育成や教育プランの策定にも役立ち、組織の生産性向上や経営戦略の立案も支援します。医療機関にとって、人事労務システムは単なる業務効率化のツールではなく、人材を活かす経営を実現するための重要な仕組みです。

まとめ

人事労務システムは、医療機関の事務負担を軽減し、スタッフの働きやすさ向上にも貢献する重要なツールです。夜勤や当直など複雑な勤務形態への対応力、法改正時のアップデート体制、サポートの充実度を確認しながら、自院に適したシステムを選びましょう。まずは無料トライアルなどを活用し、使いやすさを体感することをおすすめします。