美容クリニックのDXツールはどう選ぶ？種類や選び方、注意点を解説

デジタル技術の進歩に伴い、美容クリニック業界にもDX（デジタルトランスフォーメーション）の波が到来しています。DXとはITツールを活用して業務やサービスを抜本的に変革し、価値を高める取り組みのことです。

紙の台帳や手作業が中心だった従来の業務を電子化、自動化することで、スタッフの負担軽減や顧客満足度の向上が期待できます。

本記事では、美容クリニックにおけるDX化のメリットや主要なデジタルツールの種類、開業時・運営中それぞれでのツール選定ポイント、導入時の注意点を解説します。

美容クリニックをDX化する4つのメリット

まず、美容クリニックにDXを取り入れることで得られる主なメリットを確認しましょう。本章では、美容クリニックがデジタル化によって得られる代表的な4つのメリットを解説します。

集客、アップセルの管理をしやすくなる

DX化により顧客情報や来院履歴をデータベースで一元管理できるようになると、マーケティング戦略を立てやすくなり、集客力の強化につながります。

例えば、CRM（顧客管理システム）や予約システムを導入すると、患者さんの属性や施術履歴に基づいて適切なタイミングでキャンペーン情報やリピート促進の案内を行えるようになります。

LINEやメールによるリマインド機能で無断キャンセルを防止し、来院率を高められるツールもあります。これにより既存患者さんの満足度向上とリピート率アップが期待でき、新規患者獲得にかかるコストを抑えつつ売上の底上げが図れるでしょう。

業務効率が向上する

予約対応や会計処理、カルテ記入など煩雑な事務作業をITツールで自動化・簡略化することで、スタッフの業務効率が向上します。例えば、Web予約やWeb問診の導入によって受付業務の手間が減り、問診情報を事前に取得することで診療の段取りもスムーズになります。

電子カルテと予約システムを連携させると、患者さんが来院した際にスムーズにカルテ情報を呼び出せるため、情報転記の手間やミスも減ります。また、会計ソフトやレセプトコンピュータによる自動計算と請求処理で会計業務が効率化し、スタッフは本来の医療サービスに専念できます。

接遇品質が向上する

DX化は患者さんの医療体験を向上させる効果もあります。オンライン予約の普及により「予約が取りづらい」「電話がつながらない」といった不満が解消され、24時間いつでも予約や問い合わせが可能な環境を提供できます。

また、来院前にWeb上で問診票記入や事前説明の閲覧ができれば、初診時の不安軽減や受付の待ち時間短縮につながります。受付から会計までの流れをシステムで標準化すれば、スタッフごとの対応ムラが減り、一定水準のサービス提供が可能です。

コスト管理しやすくなる

デジタル化により業務が効率化すると、人件費や残業代などのコスト削減効果が得られます。例えば、紙カルテを電子カルテに置き換えることで用紙代や保管スペースの費用が不要になります。

また、DXツールによって経営データをリアルタイムに可視化できることも大きなメリットです。電子カルテや会計ソフトから得られる診療件数や売上、キャンセル率などの指標をダッシュボード上で確認できれば、データに基づいた経営判断がしやすくなります。

美容クリニックの主要なDXツール

一口にDXツールといっても、その種類は多岐にわたります。美容クリニックの運営で役立つ主要なデジタルツールをカテゴリごとに解説します。

CRM

CRM（Customer Relationship Management）は、患者さん一人ひとりの基本情報や来院履歴、施術内容、カウンセリング記録などを一元管理できるシステムです。

CRMを導入することで、施術後のフォローメール配信や誕生日クーポンの自動送付といった、患者さんとの関係構築を強化するマーケティング施策が容易になります。過去の購入履歴に基づいて関連商品の案内を行ったり、長期間来院のない患者さんにリマインドを送ったりと、データに基づいた顧客対応が可能になる点がメリットです。

予約システム

予約システムを活用すると、患者さんからの予約受付や変更、キャンセル待ちなどの管理をオンラインで完結できます。

24時間対応のWeb予約を導入することで、クリニックの営業時間外でも患者さん自身が好きなタイミングで予約できるようになります。電話対応の負担が減り、患者さん側も電話がつながるまで待つ必要がなくなるため双方にメリットがあります。

その結果、予約業務にかかる人件費削減や患者満足度の向上につながります。

Web問診システム

Web問診システムは、来院前に患者さんがインターネット上で問診票に回答できるシステムです。

紙の問診票を当日受付で記入してもらう従来方式に比べ、Web問診なら患者さんは自宅で落ち着いて症状や希望を書くことができます。その結果、受付当日の手書き記入の手間が省けて待ち時間が短縮されるうえ、患者さんも事前に自身の希望や不安を整理できるメリットがあります。

オンライン診療ツール

遠隔地にいる患者さんや忙しい患者さんに対しては、オンライン診療ツールも美容クリニックのサービス向上に役立ちます。

美容領域においては、初診からオンラインのみで完結するケースは限定的かもしれませんが、術後経過のフォローアップやスキンケアの相談など再診やアフターケアにオンライン診療を活用できます。

患者さんにとっては来院せずに医師のアドバイスを受けられるため負担が軽減し、クリニック側もキャンセル防止や新たなサービス提供としてメリットがあります。

電子カルテ

電子カルテを使用すると、医師が行う診療記録や処方内容、施術経過などを電子データで管理できます。

美容クリニック向けの電子カルテは、保険診療クリニック向けとは異なる自由診療特有の機能を備えている点が特徴です。

例えば、施術前後の写真管理やカウンセリング同意書のデータ保存、コース契約の回数管理などの機能が充実しています。電子カルテを導入すれば予約情報から会計まで一連の流れを一元管理できるため、カルテと台帳を別々に照合する手間が省けます。

レセプトコンピュータ

レセプトコンピュータ（レセコン）は、診療報酬明細書（レセプト）の作成や保険点数の計算を行うシステムです。美容クリニックの場合、自由診療が中心で公的医療保険を適用しないケースが多いですが、美容皮膚科系のクリニックでは一部保険診療を扱うこともあります。そのような場合、レセコンがあると診療毎に必要な点数計算やレセプト提出が自動化され、保険請求事務の効率が上がります。

電子処方箋

電子処方箋は、従来紙で発行していた処方せん情報をオンラインで管理し、送信できる仕組みです。2023年から本格運用が始まった新しい制度で、医療機関と薬局間で処方データを電子的にやり取りできるようになりました。

電子処方箋に対応したシステムを導入すれば、患者さんは紙の処方せんを持参せずに薬局で薬を受け取れるようになります。

参照：

『電子処方箋』（厚生労働省）

電話自動応答システム

電話自動応答システムとは、クリニックへの電話問い合わせに対して自動音声で応答、案内を行うシステムです。美容クリニックの運営においては、予約や施術内容の問い合わせ電話が発生しますが、電話自動応答システムで営業時間外の電話にも自動メッセージで対応できます。

また、営業時間中でも一次受付を電話自動応答システムに任せることで、担当スタッフにつながなくても済む問い合わせを自動処理できます。よくある問い合わせを選択肢に用意し音声ガイダンスで回答することで、スタッフの電話対応件数を減らせるでしょう。

セルフレジやセミセルフレジ

セルフレジは、スタッフを介さず患者さんがクレジットカード決済やQRコード決済を行える端末です。セルフレジを導入することで、会計待ちの解消やスタッフの負担軽減につながります。

一方、セミセルフレジは金銭の受け渡しだけを機械化し、会計金額の確認や領収書発行はスタッフが行う方式で、少額の釣銭ミス防止や現金処理時間の短縮につながります。

会計ソフト

会計ソフトは、クリニックの経理業務をサポートするツールです。

収入と支出のデータを入力、連携させておけば、月次の損益や年間の収支計画を迅速に把握できます。特に、複数の施術メニューや商品販売を行う美容クリニックにおいては、部門別あるいは商品別の売上分析や利益率の計算が重要です。

電子カルテや予約システムのデータを会計ソフトに自動取り込みできる会計ソフトであれば、日々の売上伝票入力を省力化することも可能です。

勤怠管理システム、給与管理システム

勤怠管理システムや給与計算システムも、クリニック規模が大きくなるほど導入を検討したいDXツールです。

勤怠管理システムを使えば、スタッフはスマートフォンやPCから出退勤を記録でき、シフト表との突合や残業時間の算出もリアルタイムかつ正確に行われます。さらに、クラウド型勤怠および給与システムなら給与明細の電子配信や、年末調整の書類提出をオンラインで受け付けることも可能です。

グループウェア

グループウェアとは、組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするための社内ツールです。具体的には、スタッフ間のメッセージ機能、スケジュール共有などの機能を備えたクラウドサービスが該当します。

例えば、施術内容の引き継ぎ事項をグループウェア上の掲示板に記録して共有する、スタッフ全員の週次ミーティング資料をクラウド上で回覧するといった使い方ができます。医師や看護師、受付といった職種のスタッフが複数人在籍している美容クリニックでは、このような円滑な情報伝達が良質なチーム医療サービスに直結します。

美容クリニックでのDXツールの選び方

DXツールは数多く存在しますが、自院に合ったものを見極めて導入することが重要です。ここでは美容クリニック開業時と運営中のクリニックそれぞれの場面に分けて、適切なDXツールの選び方のポイントを解説します。

美容クリニック開業時の選び方

これから美容クリニックを開業する場合、スタート時点からデジタル前提の運営体制を整えておくことが望ましいといえます。

開業当初は準備に追われがちですが、DX化を後回しにすると紙台帳や手作業での会計ソフト入力からの移行作業が二度手間になるため、最初からITシステムを導入しておく方が効率的です。

また、開業時は何かと初期費用がかさみますが、IT導入補助金などの制度を活用できる場合もあります。事前に調べて補助対象ツールを選ぶことで、コストを抑えつつ新しいシステムを取り入れられます。すべてを一度に揃えるのが難しい場合は、必須機能から段階的に導入していく計画を立てるとよいでしょう。

運営中の美容クリニックでDX化を推進する方法

すでに運営中の美容クリニックがDX化を進める場合、現場の混乱を抑えながら段階的かつスタッフ参加型で進めることが大切です。

まずは現状の課題を洗い出し、「予約管理に時間がかかっている」「カルテが紙で情報共有が非効率」などデジタル化の優先度が高い領域を洗い出します。

導入時にはベンダーからの研修やデモを積極的に活用し、スタッフ全員が使いこなせるよう十分なトレーニング期間を設けましょう。既存クリニックはもとのシステムとの切替作業も課題ですが、一部の業務だけまずDX化して効果を実感した後にほかの領域へ拡大するのも有効な戦略です。

美容クリニックでDXツールを導入する際の注意点

便利なDXツールも、導入の仕方を誤るとかえって負担が増えたり、期待した効果が得られなかったりすることがあります。最後に、美容クリニックがDXツールを導入、運用する際に注意すべきポイントを解説します。

費用対効果をシミュレーションする

DXツール導入には初期費用や月額利用料が発生します。導入を検討する際は、ツールによってどれだけの業務時間の削減や売上向上が見込めるかをシミュレーションしましょう。

一方で費用ばかりに目を奪われ、必要な機能が不足する安価なツールを選んでしまうと本末転倒です。価格と機能のバランスを考慮し、自院にとってコストパフォーマンスのよい選択肢を見極めましょう。

また、導入後も「想定した効果が出ているか」など定期的に検証を行い、必要に応じて契約プランの見直しや他サービスを検討するとよいでしょう。

医師以外のスタッフの使い勝手も考慮する

DXツールは、実際に操作するスタッフ全員が使いこなせて初めて効果を発揮します。導入を決める際には、医師だけでなく看護師や受付などすべての職種の使いやすさを考慮することが重要です。

また、運用開始後は定期的に社内で使い方の勉強会を開催する、新機能の情報共有を図るなど、スタッフ全員でDXツールを育てていく意識を持つとよいでしょう。

拡張性があるツールを選ぶ

美容クリニックのDXツールを選定する際は、現在の規模とニーズに合うことはもちろん、将来的な拡張性にも目を向けることが大切です。

クリニックが成長して患者数が増えたり、分院を開設したり、提供する施術メニューが拡大したりすると、求められるシステム要件も変化します。その際に柔軟に対応できるツールであれば、長期的に使い続けることができます。

DXの世界は技術革新が早く、数年でより便利なサービスが登場することもあります。そのため、契約形態も長期の買い切りよりサブスクリプション（月額課金）型の方が変化に対応しやすい場合もあるので、寺院の診療内容や強みを考慮して検討しましょう。

まとめ

美容クリニックにおけるDXツールの活用は、業務効率の改善から患者満足度の向上、そして経営データの有効活用まで幅広いメリットをもたらします。予約システムや電子カルテをはじめとしたさまざまなデジタルツールを導入することで、スタッフの負担軽減やサービス品質の均一化、さらにはコスト管理の精度向上が期待できます。

一方で、DXツールは導入して終わりではなく、適切に選定し現場で使われてこそ真価を発揮します。

本記事を参考に、自院に適したDXツールを見極めて導入し、デジタル技術を味方につけたスマートな美容クリニック運営を実現してください。

【参考文献】

• 『医療DXについて』（厚生労働省）
• 『電子処方箋』（厚生労働省）